Elaborando la Receta para el Diseño de una Organización
Figura 1.
Estructura Organizativa
Toda organización o empresa ha necesitado de la creación de un diseño de índole organizacional para llevar a cabo sus operaciones. Si bien es cierto que esto puede llevar años para que tome la forma adecuada, es sin duda la mejor opción para que una empresa pueda ser exitosa. En esta ocasión ahondaremos acerca de los pasos que se deben realizar para construir el diseño de una organización. Dentro de estos se encuentran aspectos relevantes como el tamaño, el ciclo de vida, el conocer la actividad a la que se dedicará la empresa junto con su misión, visión y objetivos. Después será importante, conocer acerca de la departamentalización. Además de los tipos de estructura que se encuentran y aquellas que están surgiendo, catalogadas como nuevas, que pueden llegar a ser una competencia para aquellas empresas que se han quedado con modelos antiguos, ya que hoy en día existe demasiada competencia y se debe buscar sobresalir en el mercado en todo aspecto.
Para iniciar, es importante que se definan aspectos como el contexto de la empresa, esto quiere decir su estrategia, su misión y las herramientas a utilizar. También factores como la dimensión de la misma; no es lo mismo una empresa tipo pyme como puede ser un bufete de abogados, que una empresa grande como por ejemplo Supermercados Unidos que abarca Walmart, Palí, Mas x Menos. Dependiendo de lo anterior, será la forma estructural. Además se valoran características operacionales y conductuales que son parte del esqueleto del diseño.
Así como el tamaño es importante en el contexto del diseño organizacional, lo es también el ciclo de vida. Este ciclo de vida se divide en varias etapas:
· Nacimiento: en esta etapa el diseño no está completamente formado sino que se trata de un bosquejo ya que se refiere a la creación de la empresa.
· Infancia: ocurre lo que llamamos diferenciación e integración dentro de la organización, se empiezan a formar las distintas funciones y responsabilidades para cada funcionario y su nivel jerárquico.
· Juventud: para este punto la empresa ha crecido con éxito, y a su vez empiezan a surgir más roles de índole administrativo, puesto que al crecer la empresa el personal también debe de crecer, así como la demanda y se necesita un mayor control de la misma, lo cual puede presentar dificultades. Sin embargo será posible solucionarlo con el personal administrativo necesario.
· Madurez: en esta última etapa, la organización ha alcanzado estabilidad, muchas veces convirtiéndose en mecanicista. No obstante, existen riesgos que se deben considerar como la rigidez de este tipo de estructura y la falta de creatividad por la poca participación de empleados. De manera que se debe considerar para evitar problemas a futuro.
Cuando se comenta acerca del concepto de integración y diferenciación en la etapa llamada infancia, se debe tener en cuenta que ambos pueden tener un crecimiento horizontal o vertical dependiendo de la cantidad de departamentos con los que cuente la empresa, o bien los niveles jerárquicos. Ambas deben tener un equilibrio para lograr el adecuado funcionamiento de una organización.
En cuanto a los modelos, el de tipo mecanicista es comúnmente utilizado puesto que consiste en uno más tradicional en donde existe la jerarquización de los puestos, la departamentalización o especialización, de manera que cada trabajador conoce muy bien su tarea por cumplir. Un ejemplo de una organización con estas características es Mac Donald’s que tiene diferentes departamentos pero también roles administrativos en un orden de jerarquía. Si bien puede brindar mayor estabilidad, tiene sus riesgos como por ejemplo el no poder adaptarse al cambio o al dinamismo del mercado.
Por otro lado se encuentra el modelo orgánico que en los últimos años sus características han tomado fuerza. Este no implica formalidad como el mecanicista, al existir un grado de descentralización de decisiones, los trabajadores pueden ser proactivos y desarrollar la capacidad de resolución de conflictos, por encima de la rigidez de las reglas. Lo anterior significa menor especialización y mayor capacidad de adaptación al cambio y flexibilidad.
Figura 2.
Células ágiles: metáfora mecanicista y orgánica
Con los conceptos explicados anteriormente, se puede entender, que para llegar a estos lo primero es conocer claramente a qué se dedicará la organización, la población a la que va dirigida sus productos ya sean bienes o servicios, y lo que le brinda valor. El hecho de tener ideas concretas y claras acerca de lo que se desea realmente formar, es un ingrediente fundamental para que los demás se puedan combinar en cadena.
Posteriormente se busca en base a lo expuesto, redactar la misión y visión de la empresa. En cuanto a la misión, esta se refiere a lo que la organización es realmente junto con su propósito y filosofía; “La misión debe traducir la filosofía de la organización, que habitualmente es formulada por sus fundadores o creadores en virtud de sus comportamientos y acciones.” (Chavienato, 2022, p. 90). El éxito para redactar una misión consiste en tomar en cuenta ciertos aspectos importantes como el propósito de la empresa, el tipo de consumidor y sus necesidades, áreas en el mercado a las cuales la organización desee llevar el servicio, el aporte de la empresa a nivel social, el hecho de que incluya los valores institucionales es importante. Respecto a la visión de una organización, esta busca precisamente que se defina lo que en un futuro se pretende llegar a ser, con objetivos que pueden cumplirse a corto plazo, pero también con planes que llegarán a desarrollarse en el futuro.
Sucede que muchas veces los colaboradores de empresas no conocen claramente la misión y visión de dicha empresa, o bien pocos son los que tienen ese conocimiento. Y parte del éxito en las organizaciones es que los trabajadores puedan realizar sus servicios orientados a cumplir la misión y visión de la misma, y sobre todo a ir más allá de ello, ofreciendo un servicio de alta calidad, que permita a la empresa seguir creciendo y produciendo. La visión también puede ser afectada por factores como por ejemplo la motivación en el ambiente laboral. Es claro que un trabajador motivado que conoce la visión, será de gran valor para la empresa pues estará permitiendo que la empresa pueda llegar a diferenciarse.
Una vez definida la misión y visión, es tiempo de que se pase a los objetivos que serán aquellos resultados que se buscan conseguir en un determinado plazo de tiempo. Los objetivos para los trabajadores en una organización no siempre serán los mismos que los que se buscan cumplir por parte de la empresa, esto porque el colaborador puede tener ciertos objetivos personales de crecimiento dentro de la misma. De manera que, se debe buscar un balance donde no solo se encuentre el cumplimiento de los objetivos personales sino también los empresariales para que se produzca un crecimiento. Esto permite a la empresa que sus trabajadores puedan estar más motivados puesto que tendrán un derecho de un crecimiento profesional dentro de la organización.
Los objetivos tienen también sus aspectos prioritarios que se deben de tener en cuenta; es similar a cuando en una receta se necesita aplicar en orden de prioridad los olores para llegar al producto final adecuado, parte de los “olores” prioritarios en los objetivos de una empresa son que el cliente se encuentre satisfecho y los trabajadores, aspectos financieros y buena participación a lo externo (el mercado). Se conocerá que el producto final (objetivos va por buen camino cuando estos cuenten con aspectos como la importancia de la opinión del cliente, la búsqueda de realizar un aporte a nivel social que sea en beneficio del país. Además, la empresa promueve que exista una conciencia del área ambiental y busca realizar acciones para preservar y evitar un daño.
Figura 3.
Imagen Misión-Visión
(https://aprendihoy.com/mision-vision/)
Hasta este momento se han observado varios ingredientes fundamentales para la receta de un buen diseño organizacional como por ejemplo el tamaño de la empresa, el ciclo de vida donde se encuentra, el tipo de modelo en el que puede llegar a desarrollarse, la redacción de la misión, visión y objetivos. Sin embargo, lo anterior es considerado lo básico para el inicio, a lo interno de la organización, surgen distintas áreas de cómo se puede organizar; la estructura básica que implica la departamentalización de acuerdo a las tareas , así como el orden de jerarquía. Por otro lado en el aspecto operativo, en donde surge el dinamismo de la empresa y se definen los procesos. La toma de decisiones que es realizada por aquellos altos mandos ya previamente elegidos, y finalmente la parte de coordinación.
De acuerdo a las dimensiones de tipo estructural, así se llevará a cabo el resto del diseño. Existen distintos tipos como la formalización, centralización, jerarquía de la autoridad, amplitud de control, y departamentalización. (Chavienato, 2022). Estos darán una idea del modelo que será utilizado de acuerdo a la dimensión seleccionada para dicha empresa.
La departamentalización que se menciona anteriormente, es fundamental conforme exista un crecimiento en la organización. Esto permite que cada departamento pueda tener un mayor enfoque en sus objetivos, y por ende cumplir de la mejor manera, evitando un recargo innecesario que puede llegar a traer malos resultados. La departamentalización tiene muchas divisiones de acuerdo a lo que esté desarrollando la empresa, por ejemplo existe aquella que es por proceso, en donde se puede mencionar a la fábrica de las galletas Pozuelo, cuyas galletas pasan por distintos procesos para obtener el producto final, la que es de productos en donde un bufete de abogados puede ofrecer servicios en áreas legalmente distintas , en las tiendas por departamento que se pueden conocer como SIMAN, esta corresponde a departamentalización por clientes, así también existe la división por zona geográfica y funciones.
Anteriormente se mencionó acerca de los modelos mecanicista y orgánico. Sin embargo, en la actualidad existen nuevos modelos que están desarrollándose con fuerza, uno de ellos es la estructura basada en equipos; que permite de una manera parcialmente descentralizada, que los trabajadores puedan desarrollar un vínculo de unidad y por ende el logro de sacar adelante la tarea juntos. El hecho de que se busque el mismo objetivo, pero las tareas son individuales, permite que las personas participen, fomentando un crecimiento personal y por ende al tiempo será empresarial, así como reducción en costos. No obstante siempre existen riesgos como el exceso de descentralización y el riesgo de no tomar decisiones adecuadas, que se deben colocar en una balanza para valorar lo que más le favorece a la organización.
La estructura en redes es otro modelo actual que implica una descentralización completa, puesto que se asemeja en gran manera a las contrataciones externas; “se concentra en su core business, o el meollo de su actividad, básica y esencial, mientras que transfiere a terceros todo aquello que no es esencial para su negocio.” (Chavienato, 2022, p. 90). Al igual que el método de estructura basada en equipos, existe un ahorro por los bajos costos en la parte administrativa, y existe un aprovechamiento de ventajas que se desarrollen en el mercado. Con desventajas como el escaso control, y el riesgo de que la organización se vea perjudicada por errores con las subcontrataciones.
Si bien ambos modelos ofrecen ventajas interesantes en la actualidad. Se debe tratar con mucho cuidado la decisión de inclinarse por uno u otro, ya que la empresa necesitará un modelo que se adapte a lo que se pudo nombrar anteriormente como lo es sus valores institucionales y filosofía. En el tiempo actual, las organizaciones se encuentran desarrollando una nueva lógica, esto implica cambios en la manera en la que se pensaba anteriormente.
Una nueva realidad de las empresas hoy en día es que muchas de ellas no tienen una infraestructura, sino que todo surge a través de la tecnología, los trabajadores realizan teletrabajo desde cualquier parte y se sigue produciendo lo que se pretendía desde un principio. Otro asunto es el hecho de que algunas organizaciones ya no se encuentran pendientes de las reglas de horario, vestimenta, entre otros, sino del cumplimiento de los objetivos que tienen que realizar, lo anterior resulta muy atractivo para los empleados. Por otro lado es claro que también existe una mayor flexibilización y menor jerarquía, buscando centrarse también en el trabajo en equipos.
En el caso de la administración de servicios de salud, el diseño de una organización es relevante, ya que el principal servicio puede llegar a ser la atención a los pacientes. En los centros de salud si bien existe todo un orden jerárquico, cada médico y enfermero realizan su trabajo sin una supervisión directa o continua, si bien pueden estar los jefes en la organización, no estarán las veinticuatro horas observándolos. Esto brinda mayor flexibilidad a la hora de prestar el servicio. Si se ha notado que en algunos centros de salud de índole público puede existir en ocasiones un trato menos adecuado que en los centros de salud privado. Es un buen ejercicio el consultar a los trabajadores sobre si conocen la misión y visión de la institución en la cual se desempeñan, ya que esto será de gran ayuda para recordar el propósito del servicio que se está brindando.
Así también se debe considerar que en los servicios de salud es complicado adaptarse a las nuevas lógicas de las organizaciones puesto que con el pasar de los años se han mantenido en una misma línea, durante la pandemia, se trató de implementar en la Caja Costarricense del Seguro Social la telemedicina y si bien fue de gran ayuda para que la atención continuara, muchos de los pacientes preferían la atención presencial y una revisión física, buscando nuevamente el modelo tradicional de atención el cual volvió después de la pandemia. Hoy en día, la telemedicina sigue siendo una gran herramienta, sin embargo no todas las organizaciones en salud lo utilizan, y es mayormente útil para ciertas enfermedades o trámites, ya que en cierto momento será necesario el modelo de atención presencial. Todo lo anterior, implica un reto para lograr ideas creativas que puedan desarrollarse en esta área que es sumamente delicada, sin afectar la calidad de los servicios, ya que no solo se están tratando con productos, sino también con vidas.
Figura 4.
Imagen Transformación Digital en Salud
Nota. Imagen Transformación Digital en Salud [Fotografía] Gustavo Lauria, 2021, deb media.
(https://blog.debmedia.com/transformacion-digital-en-salud/)
Referencias Bibliográficas
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